Osana pitkäaikaissäilyttämisen (PAS) kehittämishanketta toteutettiin syksyn 2009 aikana keskitettyyn pitkäaikaissäilytysratkaisuun liittyvä hyötyselvitys sekä aineistoselvitys.
Hyötyselvityksessä selvitettiin organisaatioiden valmiuksia siirtää sähköisiä aineistoja keskitettyyn pitkäaikaissäilytykseen ja organisaatioiden tästä saamia hyötyjä. Aineistoselvityksessä kartoitettiin organisaatioiden sähköisessä muodossa olevia pysyvästi säilytettäviä aineistoja sekä niihin liittyviä rajoituksia. Hyötyselvityksen konsulttina toimi Salivirta & Partners. Aineistoselvityksen suorittamisesta vastasi Netum konsultointi Oy. Selvitysten johtamisesta ja koordinoinnista vastasi Kansallisarkiston sähköisten aineistojen hallinnan (SAHA) -hankekokonaisuus.
Selvityshankkeessa oli mukana yhteensä 30 opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan kuuluvaa arkistoa, kirjastoa ja museota. Selvitystyön tuloksia hyödynnetään pitkäaikaissäilytysratkaisun jatkosuunnittelussa. Aineistoselvityksen ja hyötyselvityksen tulokset sisältyvät myös koko KDK- pitkäaikaissäilytysjaoston loppuraporttiin, joka julkaistaan kesäkuussa 2010.
Tehdyt selvitykset antoivat realistisen kuvan organisaatioiden tämän hetken valmiuksista ja tarpeista liittyen keskitettyyn pitkäaikaissäilytykseen. Selvityksessä havaittiin, että pitkäaikaissäilytystä varten tarvitaan selkeitä ohjeita ja yhteisiä menetelmiä. Erityisesti pieniä organisaatioita varten on luotava yhteisiä toimintamalleja ja konkreettisia työkaluja, jotta organisaatioiden on mahdollista saavuttaa keskitetyn pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset.
Keskitetyn pitkäaikaissäilytysratkaisun hyödyt perustuvat kahteen perushyötyyn: kustannussäästöihin sekä säilyttämisen turvallisuuteen ja helppouteen. Keskitetty palvelumalli tarjoaa näiden lisäksi myös suuremman tuotantoympäristön tuomia skaalaetuja sekä palvelumallin tuomia etuja.
>>lue selvitys arkistojen, kirjastojen ja museoiden sähköisistä aineistoista (PDF)
>>Lue selvitys PAS-hankkeen hyötyjen määrittely ja liittyjän valmiuksien kehittäminen (PDF)